Gérer son association avec Google Workspace : les bases
E-mails, documents partagés, agenda commun : les outils Google qui aident une association à s'organiser, expliqués simplement.
Un guide pratique d'Asso-Kino
Vous faites partie d’une association ou d’un collectif ? Les échanges partent dans tous les sens, les documents se perdent entre les boîtes mail et personne ne sait qui a la dernière version du planning ? Bonne nouvelle : quelques outils simples suffisent pour remettre de l’ordre.
Une adresse e-mail au nom de l’association
Une adresse du type [email protected] inspire confiance et ne dépend de personne : si le ou la secrétaire change, l’adresse reste. Avec Google Workspace, chaque bénévole peut aussi avoir sa propre adresse au nom de l’association.
Des documents partagés, toujours à jour
Avec Google Drive, on range tous les fichiers de l’association au même endroit : statuts, comptes rendus, listes d’adhérents, affiches.
- Chaque document existe en une seule version, que tout le monde voit.
- Plusieurs personnes peuvent écrire en même temps dans le même document.
- Vous choisissez qui peut lire et qui peut modifier.
Un agenda commun
Google Agenda permet de créer un calendrier de l’association : réunions, permanences, événements. Chaque membre le voit sur son téléphone et reçoit un rappel.
Les bonnes habitudes à prendre
- Un dossier par thème (bureau, communication, événements) plutôt qu’un dossier par personne.
- Des noms de fichiers clairs : « Compte rendu AG », « Affiche fête de quartier ».
- Partager un lien plutôt qu’une pièce jointe : tout le monde travaille sur le même fichier.
- Vérifier régulièrement les accès quand un bénévole quitte l’association.
Apprendre pas à pas, gratuitement
Ces notions sont abordées dans nos ateliers en ligne « Outils Google ». Nous partons de vos besoins réels, à votre rythme, avec des mots simples. Inscrivez-vous gratuitement : nous vous proposerons l’atelier qui vous correspond.
